Vom Mietgerät bis zur Projektlösung – die Zeppelin Rental GmbH bietet ihren Kunden, was das Baustellen-Herz begehrt. Entsprechend herausfordernd ist es, die Betriebsmittelprüfungen an den über 100 deutschen Standorten zu verwalten. Wir begleiten die Einführung von zamics in der Leipziger Mietstation. Dabei zeigen wir, wie unser System die digitale Geräteverwaltung und das Prüfmanagement optimiert.

Bild: Treffen vor der Mietstation in Leipzig (von links: Stefan Reichert, Ralf Gallonska, Markus Seibert, Marco Hauboldt)

Ausgangssituation: Excel-Listen und Aktenordner

Bis vor kurzem war jeder Standort der Zeppelin Rental GmbH selbst für die Organisation und Durchführung seiner Betriebsmittelprüfungen verantwortlich. Dieses Vorgehen führte zu unterschiedlichen Vorgehensweisen. Im Laufe der Zeit zeigte sich die Notwendigkeit, ein einheitliches, transparentes und effektives System zu schaffen. Eine große Herausforderung. Schließlich gilt es, über 90 verschiedene Prüfungen an Arbeitsmitteln lückenlos und termingerecht über alle Standorte hinweg zu dokumentieren.

Vor dem Einsatz von zamics war die Verwaltung der Prüfungen von Arbeitsmitteln durch manuelle Prozesse geprägt. Grundlage für das Prüfmanagement waren Excel-Listen und Papierdokumentationen. Was die Nachverfolgung und Transparenz erschwerte. Zudem waren Termine und Zuständigkeiten meist über verschiedene Kalender und Listen verteilt.  

Die Zeppelin Baumaschinen GmbH als Vorbild

Die Herausforderung beim Prüfmanagement kennt Stefan Reichert nur zu gut. Der QHSE-Manager bei Zeppelin Rental war zuvor bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH (ZBM) tätig. Dort wirkte er aktiv an der Digitalisierung des Geräte- und Prüfmanagements mit. Er war auch dabei, als zamics 2022 erfolgreich deutschlandweit an allen Standorten der ZBM ausgerollt wurde. Deshalb war er sich sicher, dass zamics auch bei Zeppelin Rental für einen enormen Effizienz- und Qualitätsgewinn sorgen würde. „Ich bin absolut begeistert von dem System. Die Möglichkeiten, die zamics bietet, sind einfach genial“, betont Stefan Reichert im Gespräch mit uns.

In diesem Video haben wir den Start des Rollouts von zamics bei der ZBM begleitet

Der Wunsch nach einem effizienten System zur Organisation der Prüfungen bei Zeppelin Rental wurde bereits aus der Belegschaft geäußert. Zwar funktionierte die bisherige Vorgehensweise mit händisch erstellten Prüfprotokollen in Ordnern. Gleichzeitig zeigte sich jedoch das Verbesserungspotenzial bei externen Audits. „Früher funktionierte ja alles noch handschriftlich. Die Prüfprotokolle wurden in Ordnern abgelegt. Klar, das lief alles. Aber war es auch effizient? Eher nicht!“, erklärt Stefan Reichert.

Diese Erfahrungen motivierten Stefan Reichert umso mehr, den Stein ins Rollen zu bringen. Er nahm deshalb Kontakt zu Marco Haubold, dem technischen Leiter von Zeppelin Rental für das Gebiet Thüringen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, auf. Der hatte bisher die Optimierung des Prüfmanagements verantwortet. Schnell war auch er von der Idee überzeugt, zamics an den Zeppelin-Rental-Standorten einzuführen.

Vom Probelauf zum deutschlandweiten Rollout

Da Stefan Reichert das zamics System bereits in- und auswendig kannte, wurde ihm das Projekt im April 2024 zentral übertragen. Das deutschlandweite Rollout von zamics an den Standorten der Zeppelin Rental GmbH startete an seinem Heimatstandort in Erlangen. Hier wurde das System zunächst als Pilotprojekt auf Herz und Nieren geprüft. „Die Zeppelin Baumaschine und Zeppelin Rental haben einen sehr ähnlichen Anwendungsfall. Dadurch war ich sicher, dass zamics auch hier zuverlässig funktioniert und auf unsere Anforderungen anpassbar ist. Trotzdem war es spannend zu erleben, wie gut die Prozesse auch hier zum System passen“, so Stefan Reichert.

Kurz darauf meldete sich auch der Standort Hamburg, der das System möglichst bald ausprobieren wollte. Auch löste die Einführung von zamics positive Reaktionen aus. Die Mitarbeitenden dort erkannten den Nutzen der App und passten ihre Arbeitsweise direkt den neuen Möglichkeiten an. Ihre Rückmeldungen waren so positiv, dass im November 2024 entschieden wurde, zamics im nächsten Jahr deutschlandweit einzuführen.

Der Plan für das deutschlandweite Rollout war grundsätzlich einfach. Stefan Reichert sollte iterativ die Beauftragten für integrierte Managementsysteme (IMS) der einzelnen Regionen treffen. Ihnen würde er das System vorstellen und gemeinsam erste Arbeitsmittel einpflegen. Die IMS-Beauftragten sollten das System dann an ihre jeweiligen Standorte bringen und den Mitarbeitenden dort zeigen. 

Dieser Blog-Beitrag zeigt, was das Prüfmanagement von zamics kann und wie es funktioniert

Bild: zamics QR-Code wurde an einem prüfpflichtigen Lagerregal angebracht

Schulung vor Ort: Gemeinsam zum Erfolg

So kommt es, dass sich im Oktober 2024 Stefan Reichert, Marco Haubold und zamics Partnermanager Markus Seibert in Leipzig treffen. In der Mietstation von Zeppelin Rental wollen sie den geplanten Rollout noch einmal durchspielen. Markus Seibert ist extra aus München gekommen, um Detailfragen zu klären und die Prozesse gemeinsam final durchzugehen. Damit Stefan Reichert diese Prozesse dann eigenverantwortlich in den anderen Niederlassungen durchführen kann.

Hier in Leipzig treffen sie auch Ralf Gallonska. Der Disponent und Kundenberater ist bereits gespannt auf die neue Lösung. Schließlich ist er verantwortlich für sämtliche Prüfungen und wird entsprechend viel mit zamics arbeiten. Als Vertriebsmitarbeiter von zamics ist Markus wichtig, dass seine Kunden gut mit dem System arbeiten können. Deshalb möchte er wissen, welche Bedürfnisse Ralf Gallonska hat und was er über zamics denkt. „Wir möchten den Arbeitsalltag unserer Kunden in den Werkstätten und auf ihren Baustellen erleichtern und effektiver gestalten. Für mich ist es immer spannend, wenn ich Feedback direkt aus erster Hand bekomme“, sagt Markus.

Mehr über die Zusammenarbeit von zamics mit unseren Kunden erfahren Sie in diesem Blog-Artikel

Bessere Kommunikation durch einheitliche Prozesse

Nach einer theoretischen Einführung in das System ist allen Beteiligten hier in Leipzig klar, was zamics leisten kann. Im weiteren Verlauf können bereits erste einheitliche und standortübergreifende Prozesse festgelegt werden. Dabei zeigt sich das große Plus von zamics, das System je nach Standort flexibel zu gestalten. Jeder Standort erhält die Grundkonfiguration, kann aber Details und Funktionen an die eigenen Abläufe anpassen. Die von Stefan Reichert beschriebene Standardisierung dient dabei sowohl der Einfachheit, als auch der besseren Kommunikation zwischen den Standorten. „Wenn jeder Standort mit derselben Grundlage arbeitet, können wir auch einfacher Erfahrungen teilen und das System gezielt verbessern“, erklärt Stefan Reichert. Er ergänzt: „Die Anpassbarkeit ist dabei ebenfalls wichtig, denn so bekommen die Endnutzer einen besseren Bezug zum System.“

Bild: Stefan Reichert & Marco Haubold befestigen zamics QR-Codes in der Werkstatt

Genug Theorie. Rein in die Praxis!

Nach dem theoretischen Durchlauf ist alles klar. Gemeinsam geht es in die Werkstatt, um die ersten Arbeitsmittel ins System einzupflegen und alles zu testen. „Die Euphorie, wenn eine Neuerung in bestehende Prozesse kommt, ist in der Regel beschränkt. Deswegen ist das gemeinsame Ausprobieren mit den Nutzern sehr, sehr wichtig. Man muss testen, was funktioniert und was nicht, damit es wirklich einen Mehrwert bringt“, betont Stefan Reichert.

Hier in der Mietstation Leipzig nutzen Ralf Gallonska und sein Team eine Vielzahl an Arbeitsmitteln. Sie alle müssen laut Gesetz regelmäßig geprüft und gewartet werden. Bis zu 93 verschiedene Prüfungen gibt es, die an den verschiedenen Arbeitsgeräten durchgeführt werden müssen. Zu den Geräten zählen neben vielen anderen beispielsweise Gastanks, Rolltore, Kettenzüge, Feuerlöscher, Regale und Gabelstapler. 

Das erste Betriebsmittel, das im zamics System eingepflegt wird, ist eine Säulenbohrmaschine. Das Verknüpfen mit dem System funktioniert denkbar einfach: Auf der Maschine wird ein QR-Code angebracht. Dieser wird mit der zamics App gescannt. In der App werden alle wichtigen Daten sowie die Prüfanforderungen und Prüfintervalle hinterlegt. Scannt Ralf Gallonska zukünftig den QR-Code, werden ihm nicht nur alle Daten, Handbücher und Bilder der Bohrmaschine angezeigt. Es werden auch alle Informationen und Berichte zu vergangenen Prüfungen gesetzeskonform abgebildet. Außerdem bekommt er immer eine rechtzeitige Erinnerung zur Prüfung aller relevanten Maschinen. Neben QR-Codes können übrigens auch NFC-Transponder, BLE– und GPS-Tracker eingesetzt werden, um Arbeitsmittel im System abzubilden. 

In unserem Blog-Beitrag Die vernetzte Baustelle erfahren Sie mehr über die zahlreichen technischen Möglichkeiten, die Ihnen zamics bietet.

Bild: Ralf Gallonska & Markus Seibert pflegen erste Arbeitsmittel in zamics ein

Ein Blick ins System: Wie zamics den Arbeitsalltag erleichtert

Als Erster, der zamics in der Niederlassung testet, zeigt sich Ralf Gallonska begeistert. „Ich habe die App geöffnet und sofort alle Geräte auf einen Blick gesehen, inklusive Prüfprotokollen und Erinnerungen. Ehrlich gesagt war das ein kleines Aha-Erlebnis!“, berichtet er. Vor allem die Erinnerungsfunktion, die etwa vier Wochen vor der nächsten fälligen Prüfung eine Benachrichtigung sendet, kommt gut an. „Bislang hatten wir Listen und Kalender im Einsatz. Aber mal ehrlich: Eine App, die ganz einfach an alles erinnert und das Prüfprotokoll direkt anzeigt? Das ist mega!“, freut sich Ralf Gallonska.

Neben der Prüfübersicht bietet zamics sogar die Möglichkeit, Arbeitsmittel wie Leitern oder Rolltore mobil zu prüfen und zu dokumentieren. So muss während der Prüfung weder zwischen Büro und Werkstatt gewechselt werden, noch müssen Daten aufwändig übertragen werden. Sie bleiben jederzeit mobil einsehbar. Dabei ist es egal, ob ein Gerät von der Werkstatt in den Bürobereich oder sogar auf eine andere Baustelle verlegt wird. Für Ralf Gallonska und seine Kollegen bedeutet dies vor allem weniger Papierkram und eine deutlich bessere Planbarkeit. Entsprechend zufrieden ist der Zeppelin Rental Mitarbeiter.

Bild: Ralf Gallonska befestigt zamics QR-Code an einer Bohrmaschine

Geordnete Prozesse: Vorteile für die Standorte

Die Transparenz mit zamics sorgt dafür, dass das gesamte Unternehmen jederzeit auf dem neuesten Stand ist. Sollte es zu einem externen Audit kommen, können alle notwendigen Nachweise problemlos vorgelegt werden – und zwar ohne langes Suchen. Die Kommunikation mit anderen Abteilungen oder externen Partnern wird ebenfalls durch die zentrale Datenspeicherung deutlich vereinfacht. 

Besonders praktisch ist das System auch, wenn Mitarbeitende etwa durch Urlaub oder Krankheit nicht verfügbar sind. Da das gesamte Prüfmanagement nicht mehr auf persönliche Arbeitsweisen oder das Gedächtnis angewiesen ist, kann jeder Einzelne problemlos übernehmen. Alle Prüflisten, Termine und Dokumentationen sind im System hinterlegt und für alle Beteiligten zugänglich. Das stellt sicher, dass garantiert keine wichtigen Prüfungen übersehen werden. Zudem bleibt die Qualität stets auf einem hohen Niveau, unabhängig von der Person, die die Prüfung durchführt. Selbst im Falle einer längeren Abwesenheit oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters bleibt das Prüfmanagement intakt und transparent. Das ist eine wichtige Sicherheit für das gesamte Unternehmen.

In diesem Video-Tutorial stellt unser Business Owner Christian Marx das Prüfmanagement von zamics vor

„So einfach wie nie“: Das neue Prüfmanagement mit zamics

Ein weiteres Highlight von zamics sorgt hier in Leipzig für Begeisterung: die Checklisten-Funktion. Für die gängigsten Arbeitsmittel sind in zamics standardmäßig Checklisten nach DIN-Normen hinterlegt. Außerdem können eigene Listen erstellt werden, die für alle Nutzer zugänglich sind. Das hat den Vorteil, dass auch erfahrene Prüfende, die den Ablauf kennen, stets auf die neuesten Anforderungen zugreifen können. Denn auch bei den Prüfungen ändern sich manchmal Details.

Für Zeppelin Rental bedeutet das konkret: Prüfprozesse können ab sofort zentral vorgegeben und standardisiert durchlaufen werden. Dieser neue Ablauf freut Ralf Gallonska: „Früher hatten wir viele verschiedene Prüflisten für unterschiedliche Arbeitsmittel. Jetzt muss in der App nur noch das Arbeitsmittel ausgewählt werden. Alle weiteren Schritte können direkt durchgegangen werden. So sparen wir enorm viel Zeit. Wo vorher Akten gewälzt wurden, haben wir jetzt alle Daten in Sekunden parat.“

Bild: Ralf Gallonska & Markus Seibert richten zamics-Software ein

Von Leipzig aus an alle Standorte

Mit zamics integriert Zeppelin Rental jetzt ein System, das langfristig Effizienz und Qualität im Prüfmanagement sichert. Die damit strukturierten Prüfprozesse kommen nicht nur den Mitarbeitenden zugute. Sie gewährleisten auch, dass keine Prüfungen mehr übersehen werden. Sobald eine für ein Arbeitsmittel hinterlegte Prüfung überfällig ist, sperrt das System das Gerät für die weitere Nutzung. So haben alle Mitarbeitenden immer volle Transparenz darüber, welche Arbeitsmittel bereits geprüft wurden und welche Prüfungen anstehen. 

Das weitere Rollout von zamics bei der Zeppelin Rental GmbH läuft derzeit noch auf Hochtouren. Innerhalb der nächsten sechs Monate soll das System an allen deutschen Standorten voll funktionsfähig sein. Schon jetzt zeigt die Resonanz der Mitarbeitenden klar, dass das System ihren Arbeitsalltag erleichtert und echten Mehrwert bietet. Perspektivisch könnten sogar externe Prüfer durch ein „Besucher-Profil“ in das System integriert werden. Dadurch können Prüfungen noch reibungsloser gestaltet werden.

Entsprechend überzeugt fällt Stefan Reicherts Fazit aus. „Ich sehe großes Potenzial, wie wir unser Prüfmanagement langfristig optimieren können“, sagt er zum Abschluss des Tages in Leipzig. Er blickt optimistisch in die Zukunft: „Das ist keine Übergangslösung, sondern ein System, das unser Arbeiten nachhaltig verändern wird.“ Auch Ralf Gallonska ist begeistert: „Ich bin jetzt schon überzeugt. Und ich bin wirklich nicht leicht für etwas Neues zu begeistern.“ Mit diesen Worten verabschiedet sich der erfahrene Disponent und Kundenberater. Entsprechend zufrieden tritt auch Markus Seibert seine Heimreise nach München an. 

Wenn Sie zamics testen möchten, vereinbaren Sie ganz einfach hier einen Termin mit Markus Seibert

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