Prüfungspflichtige Arbeitsmittel gibt es in fast jedem Betrieb, egal in welcher Branche. Doch besonders in der Baubranche ist ein gut organisiertes Prüfmanagement unerlässlich. Denn nur so können die hohen Sicherheitsstandards und reibungslose Abläufe gewährleistet werden. In diesem Blog-Artikel nehmen wir Sie mit in die Werkstatt. Dabei zeigen wir, wie zamics die gesamte Organisation und Durchführung von Prüfungen an Geräten und Werkzeugen optimiert und vereinfacht.
Beim Prüfmanagement in Bauunternehmen gibt es viel zu beachten
Stellen Sie sich vor, Sie sind Werkstattmitarbeiter in einem großen Bauunternehmen. Täglich arbeiten Sie mit verschiedenen Geräten und Werkzeugen – und zwar von Handbohrmaschinen bis hin zu schweren Baumaschinen. Die regelmäßige Prüfung dieser Arbeitsmittel ist nicht nur eine Pflicht, sondern von entscheidender Bedeutung. Die Einhaltung der Prüffristen sichert die Qualität und Sicherheit. Außerdem ist sie gesetzlich vorgeschrieben und wird durch verschiedene Normen und Verordnungen überwacht. Auch bei externen und internen Audits wird geprüft, ob alles seine Richtigkeit hat. Zudem kostet das Prüfen von Arbeitsmitteln viel Zeit. Besonders aufwändig sind dabei die Organisation, das Nachhalten und die Pflege der Daten. Diese Aufgaben sind administrativ und nehmen viel Raum ein.

Bild: Arbeiter prüft Maschine
Besonders wichtig wird das Thema Prüfmanagement in Branchen wie der Kampfmittelbergung oder bei Bauarbeiten unter extremen Bedingungen. Denn hier entscheidet die Funktionstüchtigkeit der Geräte über Erfolg und Sicherheit. Gerade deswegen ist hier ein lückenloses Management der Prüfungen unerlässlich, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden. Doch wie stellen Sie sicher, dass keine Prüfung vergessen wird und alles transparent und vorschriftsgemäß dokumentiert ist?
Lesen Sie in dieser Erfolgsgeschichte, wie unser Kunde D&S Umwelt es geschafft hat, mit zamics das Prüfmanagement ihrer Spezialwerkzeuge zu optimieren.
Digitales Prüfmanagement in zamics
Hier kommt das digitale Prüfmanagement von zamics ins Spiel. Mit den neuen Funktionen können Sie jetzt alle Prüfungen Ihres Unternehmens zentral überwachen.
Bisher hat zamics dabei geholfen, Prüftermine im Blick zu behalten und Ergebnisse zu dokumentieren. Ab sofort gehen wir einen Schritt weiter: Sie können Prüflisten direkt im System hinterlegen und Prüfungen vollständig digital durchführen. Egal, ob es um die Prüfung elektrischer Betriebsmittel oder anderer Arbeitsmittel geht – Sie haben alles in einem System.
Und das Beste daran: Es stehen Ihnen bereits über 30 vorgefertigte Listenvorlagen zur Verfügung. Diese können Sie direkt nutzen oder individuell anpassen.
Beispiel gefällig? Ab in die Werkstatt
Wie unser Prüfmanagement in der Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen am Beispiel von Marco. Wir begleiten den erfahrenen Werkstattmitarbeiter einer großen Baufirma und schauen ihm bei seiner Arbeit über die Schulter.

Bild: Manuelle Ausleihliste
Marco beginnt seinen Tag damit, sich einen Überblick über die anstehenden Prüfungen zu verschaffen. Früher hätte er dafür verschiedene Excel-Tabellen und Kalender durchforsten müssen – heute reicht ein Blick in zamics. Dort sieht er sofort, welche Geräte heute geprüft werden müssen. Bereits zu Beginn des Monats hatte er per E-Mail eine Liste vom System erhalten, um genügend Vorlaufzeit für die Planung zu haben.
Effiziente Geräteprüfung mit zamics
Marcos erster Auftrag des Tages: die Prüfung einer Rüttelplatte. Er öffnet zamics auf seinem Smartphone und wählt das entsprechende Gerät aus (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1

Abbildung 2
Der jährliche TÜV für das Gerät steht an. Kein Problem, denn für diese gängige Prüfung sind bereits von Haus aus Listen hinterlegt. Als Marco die Rüttelplatte damals initial im zamics System angelegt hatte, ordnete er diesem Arbeitsmittel die Checkliste “Erdbaugeräte” zu. Jetzt kann er sich daran orientieren und muss nicht lange nach Dokumenten suchen (siehe Abbildung 2).

Abbildung 3

Abbildung 4
Mit ein paar Klicks startet Marco die Prüfung. Jede Frage wird nacheinander abgearbeitet. So wird kein wichtiger Schritt für eine vorschriftsmäßige Prüfung vergessen. Für jeden Schritt kann Marco zwischen “Nicht relevant” (N.REL.), “In Ordnung” (I.O.) und “Nicht in Ordnung” (N.I.O. auswählen) – (siehe Abbildung 3).
Marco entdeckt, dass die Warnlampe am Gerät defekt ist. Deshalb dokumentiert er den Mangel mit dem Kommentar “Warnlampe defekt, bitte ersetzen”. Außerdem fehlt die Bedienungsanleitung, was er ebenso mit in die Dokumentation aufnimmt. Beides schränkt die Funktionstüchtigkeit nicht ein und ist auch nicht ausschlaggebend für das Bestehen der Prüfung. Allerdings findet Marco, dass beide Punkte trotzdem nachgebessert werden sollten. Dafür setzt er eine Nachprüfung im System an und fügt einen Kommentar hinzu (siehe Abbildung 4 und 5).
Marco ist begeistert von der neuen Lösung, und das aus gutem Grund. Das digitale Prüfmanagement in zamics bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die seinen Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Gleichzeitig wird damit die Sicherheit und Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert, was alle Beteiligten freut.
Sie möchtet sehen, wie andere Unternehmen mit zamics arbeiten? In dieser Erfolgsgeschichte erfahren Sie, wie die Zeppelin Baumaschinen GmbH ihr Prüfmanagement mit zamics optimiert hat.

Abbildung 5
Zeit sparen durch automatisierte Erinnerungen und effiziente Planung
Schauen wir uns an, wie zamics den Arbeitsalltag von Marco vereinfacht hat. Vor der Einführung von zamics war die Nachverfolgung von Prüfterminen für ihn eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe. Termine wurden in Excel-Tabellen oder Kalendern festgehalten. Das führte oft dazu, dass wichtige Fristen übersehen oder erst im letzten Moment bemerkt wurden. Das neue digitale Prüfmanagement von zamics nimmt ihm diese Last ab.
Dank der automatisierten Erinnerungen und der zentralen Verwaltung im System weiß Marco jetzt immer genau, wann welche Geräteprüfung ansteht. Das System erinnert ihn rechtzeitig, sodass er genügend Vorlaufzeit hat, um die Prüfungen zu planen und durchzuführen. Dadurch spart er nicht nur Zeit, sondern kann seine Arbeitsabläufe auch besser strukturieren und sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil: Da das System den gesamten Prüfprozess organisiert, entfällt die manuelle Koordination von Terminen. Die damit verbundene Gefahr von Doppelbuchungen oder Missverständnissen entfällt. Das erleichtert Marcos Arbeit und sorgt dafür, dass alle Prüfungen pünktlich und ohne Stress durchgeführt werden können.

Bild: Prüfung einer Baumaschine
Fehlerreduktion: Einheitliche und geschützte Prüfprozesse
Früher waren Fehler in der Dokumentation an der Tagesordnung. Ein kleiner Tippfehler in einer Excel-Tabelle konnte damals schwerwiegende Folgen haben. Das galt besonders, wenn es um die korrekte Einhaltung von Prüffristen ging. Auch die ungeschützte Bearbeitung von Dokumenten stellte ein Risiko dar. Denn so konnten wichtige Informationen wie interne Nummern versehentlich verändert oder gelöscht werden.
Mit zamics gehört diese Fehleranfälligkeit der Vergangenheit an. Das digitale Prüfmanagement sorgt für einheitliche und standardisierte Prüfprozesse, die klar vorgegeben und im System fest hinterlegt sind. Jede Prüfung erfolgt nach einem festgelegten Ablauf, der keine Spielräume für Fehler lässt. Zudem sind die Prüfprotokolle nach Abschluss der Prüfung unveränderbar gespeichert und mit einem Nutzer- sowie Zeitstempel versehen. Das bedeutet, dass die Dokumentation bei Audits oder internen Überprüfungen jederzeit als Nachweis dienen kann (siehe Abbildungen 6 und 7). Marco muss sich keine Sorgen mehr machen – Das System schützt alle Daten zuverlässig.

Abbildung 6

Abbildung 7
Transparenz: Zentrale Speicherung und sofortiger Zugriff
Ein weiterer großer Vorteil des digitalen Prüfmanagements ist die erhöhte Transparenz. Früher musste Marco oft lange verschiedene Listen durchsehen, um sicherzustellen, dass alle Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Oftmals waren die notwendigen Informationen auf verschiedene Abteilungen oder Standorte verteilt, was die Verwaltung unnötig kompliziert machte. Mit zamics hat Marco heute jederzeit einen klaren Überblick über alle Prüfungen und deren Status. Alle Daten werden zentral im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Dabei ist es egal, ob er im Büro am Computer sitzt oder unterwegs mit seinem Smartphone arbeitet. Marco kann auf alle wichtigen Informationen sofort zugreifen.
Diese Transparenz erleichtert nicht nur seine Arbeit. Sie sorgt auch dafür, dass das gesamte Unternehmen jederzeit auf dem neuesten Stand ist. Sollte es zu einem Audit oder einer internen Überprüfung kommen, kann Marco problemlos alle notwendigen Nachweise vorlegen. Er muss dafür nicht mehr lange suchen. Auch die Kommunikation mit anderen Abteilungen oder externen Partnern wird durch die zentrale Datenspeicherung erheblich vereinfacht.
Dieser Vorteil ist besonders wichtig, wenn Marco nicht verfügbar ist – beispielsweise durch Urlaub oder Krankheit. Da das gesamte Prüfmanagement nicht mehr auf Marcos Gedächtnis oder persönliche Arbeitsweise angewiesen ist, kann ein Kollege nahtlos übernehmen. Alle Prüflisten, Termine und Dokumentationen sind im System hinterlegt und für jeden zugänglich, der sich darum kümmern muss. Das stellt einerseits sicher, dass keine wichtigen Prüfungen verpasst werden. Außerdem bleibt die Qualität der Prüfungen, gleichbleibend hoch, und zwar unabhängig von der Person, die sie durchführt. Selbst im Falle einer längeren Abwesenheit oder gar beim Ausscheiden eines Mitarbeiters bleibt das Prüfmanagement intakt und transparent. Eine beruhigende Sicherheit für das gesamte Unternehmen.

Bild: Transparenz über anstehende Prüfungen mit zamics
Flexibilität: Prüfungen direkt am Arbeitsplatz – mobil und am Computer
Die Flexibilität, die das digitale Prüfmanagement bietet, ist für Marco ein weiterer Vorteil. In der Vergangenheit musste er oft zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen auf dem Gelände wechseln, um Prüfungen durchzuführen und zu dokumentieren. Das bedeutete, dass er entweder vor Ort manuell Dokumente ausfüllen musste oder nach der Prüfung zurück ins Büro ging. Dort musste er dann die Ergebnisse in Excel-Tabellen übertragen und dem Qualitätsbeauftragten zur Verfügung stellen. Diese doppelte Arbeit war nicht nur zeitraubend, sondern durch die manuelle Datenübertragung auch fehleranfällig.
Mit zamics kann Marco die Prüfungen nun direkt am Arbeitsplatz durchführen. Egal ob er sich in der Werkstatt, auf einer Baustelle oder im Büro befindet. Mit der mobilen App hat er das gesamte System immer dabei und kann die Prüfungen direkt in Echtzeit dokumentieren.
Diese Flexibilität bedeutet für Marco nicht nur weniger Lauferei und Papierkram, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis. Er kann sich voll und ganz auf die eigentliche Prüfung konzentrieren. Außerdem muss er sich keine Gedanken mehr über die nachträgliche Dokumentation machen.
In unseren Tutorials lernen Sie alles über das Prüfmanagement und die anderen Funktionen der Geräteverwaltung mit zamics.

Bild: Immer alles im Blick mit zamics
Ein rundum verbessertes Prüfmanagement
Für Marco und sein Unternehmen bedeutet die Einführung des digitalen Prüfmanagements mit zamics eine wirkliche Erleichterung im Arbeitsalltag. Zeiteinsparungen, Reduktion von Fehlern, gesteigerte Transparenz und dazu gewonnene Flexibilität sind wichtige Vorteile. Sie tragen dazu bei, dass Prüfungen nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und zuverlässiger durchgeführt werden können. Für Marco ist zamics daher nicht nur ein neues Werkzeug, sondern ein Game Changer in seinem täglichen Arbeitsleben.
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