Prüfmanagement bei der Zeppelin Baumaschine

Ein gut organisiertes Prüfmanagement hebt die Sicherheit und Effizienz in Unternehmen auf ein neues Level. Wir beleuchten die Herausforderungen, die dabei zu beachten sind und zeigen am Beispiel der Zeppelin Baumaschinen GmbH, wie unser digitaler Gerätemanager zamics deren Geschäftsabläufe vereinfacht hat.

Bild: Ein Mitarbeiter führt diverse Prüfungen an der Baumaschine durch

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist ein effizientes Prüfmanagement für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die regelmäßige Überprüfung von Arbeitsmitteln und deren Dokumentation gewährleistet nicht nur die Sicherheit am Arbeitsplatz, sondern steigert auch die Effizienz und Zuverlässigkeit der Betriebsabläufe. Ob in der Fertigungsindustrie, der Bauwirtschaft oder anderen Branchen – ein gut organisiertes Prüfmanagement bildet das Fundament für einen reibungslosen Ablauf und trägt maßgeblich zur Minimierung von Risiken und Ausfällen bei. In diesem Beitrag werden wir uns mit der Definition des Prüfmanagements und seiner Bedeutung für Unternehmen befassen. Erfahrungen und Einsichten von Michelle Stollberg, Verantwortliche für Qualitätsmanagement und Arbeitssicherheit bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH  in Straubing und Frank Ullmann, Systemmanager für Arbeitsschutz und Qualität bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH, werden uns dabei begleiten. 

Die wachsende Bedeutung des Prüfmanagements

Das Prüfmanagement umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, die notwendig sind, um die Sicherheit und Funktionalität von Arbeitsmitteln in einem Unternehmen zu gewährleisten. Eine gut organisierte Prüfstruktur fördert nicht nur die Sicherheit der Mitarbeitenden, sondern steigert auch die Effizienz der Betriebsabläufe. Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsstandards ist für Unternehmen von großer Bedeutung, für die bestimmte Instandhaltungssysteme nachzuweisen sind.

„Das Thema Prüfmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung, insbesondere vor dem Hintergrund verschiedener ISO-Normen und Qualitätsstandards. Die EU-Verordnung 779/2019 hat maßgeblichen Einfluss auf Prozesse, insbesondere für zum Beispiel Dienstleister und Unternehmen im Schienenfahrzeugbereich. Hier müssen sie ein funktionierendes Instandhaltungssystem nachweisen”, so Frank Ullmann.

Auch im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern spielt das Prüfmanagement eine wichtige Rolle. Hier müssen Unternehmen nachweisen, dass ihre Arbeits- sowie Mess- und Prüfmittel regelmäßig geprüft wurden. Eine umfassende Überwachung ist von großer Bedeutung, nicht nur um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, sondern auch für die Sicherheit und den reibungslosen Betrieb der Geräte.

„Darüber hinaus ist eine zuverlässige Überwachung und Dokumentation der Prüfungen auch für Versicherungsanforderungen unerlässlich. Ein gut organisiertes Prüfmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Geräte und Arbeitsmittel in einwandfreiem Zustand zu halten, mögliche Risiken zu minimieren und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Es ist daher nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Faktor für eine effiziente und sichere Betriebsführung”, offenbart Frank Ullmann.

Auch Michelle Stollberg betont die hohe Bedeutung des Prüfmanagements bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH am Standort Straubing. Sie spielt eine entscheidende Rolle aufgrund von internen und externen Audits sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsstandards.

Herausforderungen im herkömmlichen Prüfmanagement

Auf der Messe NordBau 2021 hatten Mitarbeitende von der Zeppelin Baumaschinen GmbH die Gelegenheit zamics kennenzulernen. Beeindruckt von den Möglichkeiten und der Effizienz, beschlossen sie, zamics einem Testlauf zu unterziehen, insbesondere für die Überwachungspflichtige Anlagen und Arbeitsmittel. Im Juli 2022 wurde die Einführung von zamics als Prüfmanagement-System an allen Standorten der Zeppelin Baumaschinen GmbH gestartet.

„Vor der Einführung von zamics gestaltete sich das Prüfmanagement in unserem Unternehmen als äußerst herausfordernd. Mit insgesamt mehr als 30 Standorten hatten wir mit einer Vielzahl individueller Lösungen zu kämpfen. Verschiedene Teams nutzten unterschiedliche Methoden wie Excel-Tabellen, Kalender, Terminplaner und andere Systeme, um die Prüfungen zu verwalten. Diese fragmentierte Herangehensweise führte zu einer fehlenden Einheitlichkeit in der Prüfabwicklung”, erklärt uns Frank Ullmann über das Prüfmanagement. Die Einhaltung von Prüffristen erwies sich somit als schwierig und es kam dazu, dass wichtige Termine sogar vergessen wurden. Vor allem in den Werkstätten, in denen beispielsweise elektrische Arbeitsmittel eingesetzt wurden, stellte dies eine besondere Herausforderung dar. Die Überwachung und Einhaltung der Prüffristen für alle elektrischen Arbeitsmittel erwies sich als zeitaufwendig und anspruchsvoll.

Es wurde klar, dass die Zeppelin Baumaschinen GmbH dringend eine Lösung benötigte, um das Prüfmanagement zu vereinfachen und zu standardisieren. Ein einheitliches System war unerlässlich, um den Überblick über die Prüfungen an allen Standorten zu behalten und sicherzustellen, dass keine Prüffristen mehr verpasst wurden. Es war offensichtlich, dass sie eine digitale Lösung benötigten, um diese Herausforderungen zu bewältigen und das Prüfmanagement zu optimieren.

Bild: Regelmäßige Prüfungen an Baumaschinen sind unerlässlich

Verschiedene Prüfungsmethoden für Arbeitsmittel

„Arbeitsmittelschutz und Prüfmittelüberwachung sind essentiell für die Qualitätssicherung und Sicherheit in Unternehmen. Eine wichtige Prüfung ist beispielsweise das Überprüfen eines Drehmomentschlüssels, die einmal im Jahr durchgeführt werden muss, um sicherzustellen, dass er einwandfrei funktioniert”,  erläuterte Frank Ullmann.

Unternehmen nutzen eine Vielzahl gängiger Ansätze zur Inspektion und Verwaltung von Arbeitsmitteln und Geräten. Diese Methoden variieren je nach Art der Arbeitsausrüstung, Branche und gesetzlichen Anforderungen. Neben der TÜV-Prüfung für Fahrzeuge und technische Anlagen sind weitere Prüfungen wie die DGUV-Prüfung, um die betriebssichere Verwendung von Arbeitsmitteln zu gewährleisten, oder die VDE-Prüfung für elektrische Geräte von großer Bedeutung.

Ebenfalls von großer Bedeutung ist die Sichtprüfung, um äußere Schäden oder Mängel an Arbeitsmitteln festzustellen. Diese Inspektion kann regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Ausrüstung in gutem Zustand und frei von offensichtlichen Mängeln ist. 

Eine weitere wichtige Methode ist die Funktionsprüfung, bei der überprüft wird, ob die Arbeitsmittel ordnungsgemäß funktionieren und alle Funktionen ausgeführt werden können. Diese Prüfung kann je nach Art der Arbeitsmittel und der verfügbaren Technik manuell oder automatisch erfolgen. 

Messen und Prüfen sind ebenfalls gängige Methoden, insbesondere für elektrische Geräte, Maschinen und Anlagen. Hier werden Parameter wie Spannung, Druck und Temperatur gemessen, um die Leistungsfähigkeit und Sicherheit der Arbeitsgeräte zu überprüfen.

Dokumentenprüfungen sind eine wichtige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Prüfungen ordnungsgemäß dokumentiert werden und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Hier werden Prüfprotokolle, Zertifikate oder Herstellerangaben auf Konformität überprüft. 

In manchen Fällen kann es notwendig sein, einen externen Prüfdienstleister mit der Durchführung einer professionellen Prüfung zu beauftragen. Diese Dienstleister verfügen über das erforderliche Fachwissen und die Ausrüstung, um Prüfungen gemäß den geltenden Normen und Vorschriften durchzuführen und ein entsprechendes Prüfzertifikat auszustellen.

Mit fortschreitender Digitalisierung nimmt die Bedeutung technologiegestützter Lösungen im Prüfmanagement zu. Moderne Prüfmanagementsysteme nutzen Technologien wie NFC, QR, Bluetooth und auch GPS zur Identifizierung und Verfolgung von Arbeitsmitteln. Dies vereinfacht die Datenerfassung und -verwaltung erheblich und bietet eine effiziente Möglichkeit, Ihre Prüfungen effizienter zu organisieren und zu dokumentieren.

zamics als Lösung für das Prüfmanagement

zamics bietet Unternehmen eine effiziente Lösung für das Prüfmanagement, mit der Arbeitsgeräte einfach organisiert werden können und stets der Überblick über den Gerätepark behalten werden kann. Mit zamics versäumen sie nie wieder eine Prüfungsfrist, da das System an bevorstehende Prüfungen erinnert und einen transparenten Überblick über alle Daten bietet. Automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen informieren zuständige Mitarbeitende über anstehende Prüfungen. Um eine Prüfung anzulegen kann vorher ein Prüfungstyp in zamics angelegt werden und einzelnen Assets zugeordnet werden. Intervalle werden automatisch vorgeschlagen und können angepasst werden. Einmalige Prüfungen haben keine Wiederholung. 

Wenn der Prüfungstag kommt, begeben sich die Mitarbeitenden zu den entsprechenden Arbeitsgeräten. Durch das Scannen eines am Gerät angebrachten robusten Transponder können Sie sicher sein, dass die richtigen Arbeitsmittel überprüft werden. Die eigentlichen Tests werden durchgeführt und die Ergebnisse in das System eingegeben. 

Bei bestandenem Test kann der Mitarbeitende die Ergebnisse einsehen und das Testdokument im System beifügen. So stehen Prüfprotokolle und andere Dokumente auch unterwegs immer digital zur Verfügung. Wenn der Test fehlschlägt, kann ein Kommentar hinzufügen werden, das Gerät wird gesperrt und die erforderlichen Maßnahmen werden ergriffen.Zudem verfügt das System über eine benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Funktionen für eine reibungslose Einführung und Nutzung.

Bild: zamics Prüfmanagement Webansicht

Die Implementierung von zamics in einem Großkonzern

Frank Ullmann über die Implementierung: „Die Entscheidung für zamics erwies sich als richtiger Schritt. Das System erleichterte nicht nur die Verwaltung und Dokumentation von Prüfungen, sondern ermöglichte auch eine effizientere Organisation der Prüfprozesse. Die einfache Handhabung und die umfassenden Funktionen von zamics erwiesen sich als äußerst benutzerfreundlich, so dass die Implementierung reibungslos verlief.” 

zamics hat Ihnen geholfen, den Überblick über Prüfungen und Prüffristen zu behalten und Ausfallzeiten durch vergessene Prüftermine zu minimieren. „Die Entscheidung, zamics flächendeckend einzuführen, hat sich als strategisch klug erwiesen und zeigt, wie wichtig ein gut durchdachtes Prüfmanagement für unser Unternehmen ist. Mit der Einführung von zamics haben wir erfolgreich die ersten 5000 Objekte erfasst, und die Rückmeldungen waren durchweg positiv”, erklärt Frank Ullmann sichtlich überzeugt. Dank zamics können Sie die Sicherheit und Funktionstüchtigkeit Ihrer Arbeitsmittel gewährleisten und Ihre Prozesse weiter optimieren, um den Anforderungen der modernen Baubranche gerecht zu werden.

„Als wir uns dazu entschieden haben, zamics in unser Unternehmen zu implementieren, waren wir angenehm überrascht, dass der Prozess nicht so lange dauerte, wie befürchtet. Zugegeben, am Anfang war es etwas aufwendig, aber innerhalb einer Woche hatten wir alles im System eingerichtet. Im Vergleich dazu war es gegenüber dem Nutzen, den wir daraus ziehen, absolut mühelos”, so auch Michelle Stollberg. Das Beste daran war, dass sie die Implementierung ganz ohne externe Unterstützung durchführen konnten. Das System ist äußerst benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, sodass eine umfangreiche Einweisung nicht notwendig war.

Sehen Sie sich das Video zur Implementierung von zamics bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH in Hamburg an.

Bild: Bei der Zeppelin Baumaschinen GmbH in Hamburg 

Tipps zur Optimierung des Prüfmanagements

Ein gut organisiertes Prüfmanagement ist für Unternehmen unerlässlich, um Sicherheit, Qualität und Effizienz zu gewährleisten. Hier finden Sie einige wertvolle Tipps, um diesen Prozess zu optimieren.

Zentralisiertes Datenmanagement: Es spielt eine Schlüsselrolle für ein effizientes Management. Damit Sie den Überblick behalten und keinen Prüfungstermin verpassen, sollten alle relevanten Informationen zu Arbeitsmitteln, Prüfungen und Prüfungsterminen an einem Ort gesammelt werden. Mithilfe der Automatisierung können Sie Prüfungen effizient planen und Erinnerungen versenden, wodurch das Risiko von Ausfallzeiten verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert wird.

Einsatz mobiler Lösungen: Diese Lösungen zur mobilen Datenerfassung beschleunigen den Prozess und verbessern die Datengenauigkeit. Durch Apps auf Smartphone und Tablet wird Mitarbeitenden die direkte Eingabe und Dokumentation von Tests während sie vor Ort am Gerät sind. 

Nutzung von IoT-Technologien: Die Integration von IoT-Technologien wie NFC-Tags, QR-Codes und Bluetooth-Tags vereinfacht die Identifizierung von Arbeitsgeräten und vereinfacht den Datenerfassungsprozess. IoT ermöglicht eine schnelle und effiziente Inspektion von Arbeitsmitteln. 

Falls Sie mehr zum Thema IoT erfahren möchten, lesen Sie gerne den Beitrag: Die vernetzte Baustelle 

Regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden: Eine regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit Testmanagement und entsprechenden Systemen ist unerlässlich. Ein gut geschulter Mitarbeitender vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass das System ordnungsgemäß läuft.

Umfassende Dokumentation und Analyse: Eine umfassende Dokumentation und Nachverfolgung aller Tests und Testergebnisse ist unerlässlich. Die Auswertung und Analyse der gesammelten Daten liefert wertvolle Erkenntnisse zur weiteren Verbesserung des Managements.

Effizientes Prüfmanagement gewährleistet Sicherheit und Effizienz

In dieser Hinsicht spielt zamics eine herausragende Rolle, indem es eine innovative Lösung bietet, um Prüfprozesse zentral zu verwalten und zu dokumentieren. Durch die Nutzung von zamics können Unternehmen nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch die Einhaltung von Prüffristen effektiver gestalten. 

Praxisbeispiele verdeutlichen, wie zamics zur Steigerung der Arbeitsplatzsicherheit und Produktivität beiträgt. Die Erfahrungen von Experten wie Frank Ullmann und Michelle Stollberg bekräftigen den Mehrwert eines effektiven Prüfmanagements und lassen gleichzeitig einen Blick in die vielversprechende Zukunft zu. Denken Sie daran, wie die Integration von Technologien wie GPS die Türen zu neuen Möglichkeiten öffnen kann, die über das bloße Management hinausgehen, indem sie eine präzisere Ortung und Überwachung von Arbeitsmitteln ermöglichen. Dies unterstreicht den anhaltenden digitalen Fortschritt in der Welt des Prüfmanagements.