Maschinenlesbare Codes wie QR-Codes, Barcodes oder Data-Matrix-Codes können die Geräteverwaltung in Bau- und Handwerksunternehmen deutlich effizienter, transparenter und kostensparender machen. Analoge Methoden wie Listen oder Excel-Tabellen werden schnell unübersichtlich und sind fehleranfällig. Codes hingegen ermöglichen die eindeutige Kennzeichnung jedes Geräts und die sofortige digitale Erfassung relevanter Daten. Dadurch reduzieren sich Suchzeiten, Doppelanschaffungen und Ausfallzeiten erheblich. In Verbindung mit einer Softwarelösung wie zamics werden Prozesse automatisiert, Prüfungen vereinfacht und Informationen jederzeit per Smartphone abrufbar. Lesen Sie in unserem Beitrag, wie maschinenlesbare Codes Ihre Prozesse digitalisieren können. 

Bild: 2D-Barcodes wie QR-Codes werden vielseitig auf Baustellen eingesetzt

Warum maschinenlesbare Codes unverzichtbar sind

In Bauunternehmen und Handwerksbetrieben entscheidet eine funktionierende Geräteverwaltung über reibungslose Abläufe und termingerechte Projektumsetzungen. Doch viele Betriebe setzen noch immer auf klassische analoge Methoden wie handschriftliche Listen, gedruckte Inventarblätter oder einfache Excel-Tabellen. Diese Verfahren stoßen in der Praxis jedoch schnell an ihre Grenzen in Bezug auf Aktualität, Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit.

Auf einer aktiven Baustelle ändern sich der Standort von Geräten und deren Zustand oder Status laufend. Wird ein Gerät ausgeliehen, gewartet oder zwischen Standorten bewegt, bleiben diese Informationen in statischen Systemen oft nicht aktuell. Die Folge: lange Suchzeiten, unklare Verantwortlichkeiten, Doppelanschaffungen oder verpasste Prüfungen. Gerade bei größeren Beständen und mehreren Teams wird eine manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich, fehleranfällig und ineffizient.

Maschinenlesbare Codes wie QR-Codes, Barcodes oder Data-Matrix-Codes schaffen hier eine digitale, strukturierte Lösung. zamics nutzt QR-Codes und Barcodes, um Werkzeuge, Maschinen und Geräte eindeutig zu kennzeichnen und relevante Informationen jederzeit per App verfügbar zu machen. So können Mitarbeitende mit einem einfachen Scan beispielsweise den letzten Standort, die Wartungshistorie oder den Status eines Geräts abrufen.

Mehr zum Thema Effizientes Gerätemanagement lesen Sie in diesem Blog-Beitrag.

Was sind maschinenlesbare Codes?

Maschinenlesbare Codes sind digitale Kennzeichnungen. Sie enthalten codierte Informationen, die Geräte automatisch erkennen und verarbeiten können. Dazu zählen beispielsweise Smartphones, Tablets oder spezielle Scanner und Lesegeräte. Diese Codes ermöglichen eine schnelle und fehlerfreie Erfassung von Daten ohne manuelle Eingabe. Relevant sind maschinenlesbare Codes besonders im industriellen Umfeld, in der Logistik, im Bauwesen oder in der Wartung technischer Geräte. Das liegt daran, dass sie eine eindeutige Identifikation von Objekten und eine automatisierte Dokumentation und Nachverfolgung ermöglichen.

Es gibt verschiedene Typen maschinenlesbarer Codes. Je nach Einsatzzweck haben sie unterschiedliche Vorteile:

Barcodes

Diese Codes kennt jeder aus dem Einzelhandel. Sie gehören zu den klassischen maschinenlesbaren Kennzeichnungen. In ihrer ursprünglichen Form, den sogenannten 1D-Barcodes, bestehen sie aus einer Abfolge vertikaler Striche unterschiedlicher Breite. 1D-Barcodes speichern Informationen linear und werden vor allem für einfache Kennzeichnungen wie Artikelnummern, Lagerplätze oder Seriennummern genutzt. Aufgrund ihrer schnellen und zuverlässigen Lesbarkeit sind sie besonders in der Lagerhaltung, bei der Inventur und im Logistikbereich weit verbreitet. Auch bei der Kennzeichnung von Baugeräten oder Werkzeugen in großen Beständen leisten sie wertvolle Dienste.

Bild: 1D-Barcodes finden in fast allen Branchen Anwendung.

QR-Codes (Quick Response Codes) 

Die allgemein bekannten QR-Codes zählen zur Familie der 2D-Barcodes. Sie speichern Informationen in zwei Richtungen, nämlich sowohl horizontal als auch vertikal. Dadurch können sie wesentlich mehr Daten aufnehmen als klassische 1D-Barcodes. QR-Codes sind besonders für Anwendungen mit dem Smartphone oder Tablet geeignet. Sie können von nahezu allen mobilen Endgeräten ausgelesen werden. Im Gerätemanagement liefern sie typischerweise Informationen über Gerätenummern, Standortdaten oder Wartungshistorien. 

Gerade im Baugewerbe ist das besonders praktisch, da Wartungsprotokolle und andere wichtige Informationen so jederzeit verfügbar sind – etwa bei Prüfungen. Zudem sind sie mit einem Stückpreis von wenigen Cents sehr kostengünstig. QR-Codes bleiben auch bei Verschmutzung lesbar. Das ist besonders auf Baustellen mit rauen Bedingungen ein Vorteil. Den Nutzen von QR-Codes für die Geräteverwaltung und das Prüfmanagement werden wir später anhand eines Praxisbeispiels zeigen. 

Bild: Die QR-Codes von zamics sind besonders robust und auf die rauen Bedingungen auf Baustellen ausgelegt.

Data Matrix Codes 

Diese zweidimensionalen Codes sind sehr kompakt aufgebaut und können dennoch eine große Menge an Informationen auf kleinem Raum speichern. Sie sind äußerst robust gegenüber Verschmutzungen oder Beschädigungen und eignen sich daher ideal für den Einsatz in rauen Umgebungen. Gerade bei kleinen Werkzeugen oder Bauteilen mit wenig Platz für Kennzeichnungen bieten Data Matrix Codes eine effektive Lösung. QR-Codes und DataMatrix-Codes sind beide 2D-Codes, unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Aussehen. QR-Codes sind quadratisch und weisen an drei Ecken markante Positionsmuster auf. Im Gegensatz dazu besteht ein DataMatrix-Code aus einem Gitter mit durchgehenden Begrenzungslinien an zwei Seiten. Er ist ideal für sehr kleine Flächen und weniger auffällig im Design.

PDF417-Codes

PDF417 und Data Matrix sind beide 2D-Codes, unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Anwendung. PDF417 sieht aus wie ein gestapelter Barcode mit länglichen Balken und Lücken, die in mehreren Zeilen übereinander angeordnet sind. Data Matrix hingegen besteht aus kleinen schwarzen und weißen Quadraten in einem quadratischen Raster. Dieses wirkt eher wie ein Pixelmuster. PDF417 wird oft für große Datenmengen genutzt, etwa in Ausweisen oder Transportdokumenten. Data Matrix ist kompakter und ideal zur Markierung kleiner Bauteile, da er viele Informationen auf kleinem Raum speichert.

Bild: Beispiele verschiedener 2D-Codes: oben links und unten links QR-Codes, oben rechts PDF417-Code, unten rechts Data-Matrix-Code.

Vorteile von maschinenlesbaren Codes in der Geräteverwaltung

Die Einführung maschinenlesbarer Codes wie QR-Codes, Barcodes oder Data Matrix Codes bringt viele Vorteile. Besonders in der digitalen Geräteverwaltung von Bau- und Handwerksunternehmen. Durch die automatische Erfassung und Auswertung der Informationen lassen sich Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen, beschleunigen und zuverlässiger gestalten. Im Baustellenalltag herrscht oft Zeitdruck. Viele Arbeitsmittel müssen über große Flächen effizient verwaltet werden. Maschinenlesbare Codes schaffen dafür die nötige Grundlage und erleichtern die Organisation erheblich.

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Einer der größten Vorteile liegt in der deutlichen Reduktion des Zeitaufwands bei der Geräteerfassung. Mithilfe von QR-Codes oder Barcodes lassen sich Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge innerhalb von Sekunden scannen. Ob Inventur, Ausleihe oder Rückgabe: Statt manueller Eingabe genügt ein einziger Scan. So lassen sich alle relevanten Informationen direkt aufrufen oder dokumentieren – schnell und fehlerfrei. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Eingabefehlern.

Hohe Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Durch die eindeutige Kennzeichnung jedes einzelnen Geräts entsteht eine lückenlose Dokumentation. Mitarbeitende und Verantwortliche können jederzeit nachvollziehen, wo ein Gerät zuletzt war, wer es nutzt und in welchem Zustand es ist. Auch der Wartungsstatus, anstehende Prüfungen oder die Historie vergangener Einsätze sind über den Code abrufbar. Das sorgt für maximale Transparenz und eine deutlich verbesserte Geräteverfügbarkeit im Tagesgeschäft.

Hier finden sie Informationen, wie zamics mehr Transparenz und Effizienz in die Geräteverwaltung bringt.

Kostenreduktion durch bessere Kontrolle

Das Aufsetzen eines neuen Systems kostet zwar initial etwas Kapital, rentiert sich aber sehr schnell. Das gilt nicht zuletzt wegen der geringen Materialkosten von beispielsweise QR-Codes. Der Einsatz maschinenlesbarer Codes in einem passenden System reduziert Verluste und unnötige Ersatzbeschaffungen. Das liegt daran, dass Geräte seltener verschwinden oder vergessen werden und Nutzungsanalysen herangezogen werden können. Die eindeutige Zuordnung erhöht die Verantwortlichkeit im Team und senkt die Wahrscheinlichkeit von Diebstahl oder unsachgemäßer Nutzung. Auch Ausfallzeiten lassen sich durch eine optimierte Wartungsplanung und vorausschauende Instandhaltung deutlich reduzieren. Dies alles führt langfristig zu einer spürbaren Kostenersparnis.

Nahtlose Integration in digitale Systeme wie zamics

Digitale Geräteverwaltungssoftware wie zamics ist optimal auf die Nutzung maschinenlesbarer Codes ausgelegt. Die Codes lassen sich sehr einfach mit dem System und einem Gerät verknüpfen. So werden sämtliche Informationen zentral in zamics abgebildet. Wartungsintervalle, Gerätestandorte, Ausleihvorgänge oder Schadensmeldungen können automatisiert erfasst und verwaltet werden. Das Ergebnis: ein vereinfachter Verwaltungsprozess, weniger bis gar kein Papierkram und mehr Überblick über den gesamten Gerätepark.

Bild: In zamics werden sämtliche Arbeitsmittel durch nur einen Scan digital abgebildet.

Lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Artikel „Die vernetzte Baustelle“

Tipps im Umgang mit maschinenlesbaren Codes im Baugewerbe

Damit QR-, Barcode- oder Data Matrix Codes auf Baustellen zuverlässig funktionieren, sollten Unternehmen einige Dinge beachten. Dann entfalten sie den vollen Nutzen in der Praxis – besonders in Bau- und Handwerksbetrieben. Besonders in rauen Arbeitsumgebungen sind Geräte oft starken Belastungen ausgesetzt. Ein durchdachter Einsatz digitaler Codes ist entscheidend für langfristige Effizienz in der Geräteverwaltung. Folgende Punkte sind besonders wichtig:

1. Sichtbare und gut zugängliche Platzierung

Maschinenlesbare Codes sollten an einer gut sichtbaren und leicht erreichbaren Stelle am Gerät angebracht werden. Nur so ist sichergestellt, dass Mitarbeitende Codes im Alltag schnell und ohne zusätzlichen Aufwand scannen können. Das funktioniert direkt vor Ort auf der Baustelle auch mit Handschuhen oder unter Zeitdruck. Idealerweise werden die Codes so positioniert, dass sie auch bei montiertem oder im Einsatz befindlichen Gerät gut zugänglich bleiben.

2. Robustes und witterungsbeständiges Material verwenden

Auf Baustellen herrschen oft schwierige Bedingungen: Schmutz, Staub, Regen, UV-Strahlung und mechanische Belastungen sind an der Tagesordnung. Um Beschädigungen oder das Verblassen von Etiketten zu vermeiden, sollten ausschließlich witterungsbeständige, abriebfeste und langlebige Materialien verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Klebefolie, robuste Kunststoffschilder oder Metallplaketten mit Lasergravur. So bleiben die Codes langfristig lesbar und funktional. zamics bietet robuste QR-Codes und individualisierbare Varianten – zum Beispiel mit Unternehmenslogo.

3. Digitale Integration mit einer Softwarelösung wie zamics

Erst durch die Kombination mit einer Software entfalten maschinenlesbare Codes ihr volles Potenzial. Mit der zamics-App können Mitarbeitende Geräteinformationen direkt auf der Baustelle abrufen, Ausleihvorgänge dokumentieren, Schäden melden oder Wartungstermine einsehen. Das funktioniert beispielsweise per Scan am Arbeitsmittel mit dem Smartphone. Die direkte digitale Anbindung sorgt für aktuellere Daten, reduziert Verwaltungsaufwand und verbessert die Kommunikation zwischen Baustelle, Lager und Büro erheblich.

Praxisbeispiele

QR-Codes können sowohl im Geräte- als auch im Prüfmanagement in Kombination mit einer Software wie zamics Vorteile bringen. zamics konnte beispielsweise bereits die Zeppelin Rental GmbH und die Zeppelin Power Systems GmbH bei der Geräteverwaltung unterstützen. Dabei kamen vor allem QR-Codes in Kombination mit der zamics Software zum Einsatz.

Zeppelin Power Systems digitalisiert Lagerverwaltung mit QR-Codes

Die Zeppelin Power Systems GmbH suchte nach einer Lösung, um die Lagerhaltung an mehreren Außenstandorten effizienter und transparenter zu gestalten. Die Herausforderung: In den Außenlagern war keine WLAN-Infrastruktur vorhanden. Das bisherige System mit handschriftlichen Listen und Barcodes konnte den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Übersichtlichkeit und Verfügbarkeit ließen sich damit nicht mehr zuverlässig sicherstellen. In enger Zusammenarbeit mit der Logistikleitung vor Ort entwickelten wir von zamics gemeinsam einen Anwendungsfall. Seitdem werden QR-Codes als zentrales Element der Lagerverwaltung eingesetzt.

An Motoren, Zubehörkisten und Ersatzteilen wurden QR-Codes angebracht, die über die zamics-App per Smartphone gescannt werden können. So lassen sich Lagerobjekte direkt digital erfassen und eindeutig zuordnen – inklusive technischer Informationen, Modellkennzeichnung und Lagerort. Gerade bei mehreren tausend Motorenteilen mit ähnlicher Optik sorgt der Einsatz von QR-Codes für schnelle Identifikation und reduzierte Suchzeiten.

Die Implementierung bei Zeppelin Power Systems verlief schnell und unkompliziert. Bereits wenige Stunden nach dem ersten Vor-Ort-Termin konnten die ersten Lagerobjekte mit zamics verwaltet werden. Die Mitarbeitenden vor Ort nutzten das System sofort aktiv und profitierten unmittelbar von der Arbeitserleichterung.

Bild: Außenlager der Zeppelin Power System GmbH mit Motoren.

Hier können Sie ausführlich lesen, wie zamics die Lagerhaltung bei Zeppelin Power Systems in der Niederlassung Achim optimiert hat.

Optimiertes Prüfmanagement durch QR-Codes bei der Zeppelin Rental GmbH

Die Zeppelin Rental GmbH stand vor der Herausforderung, ihre Mietgeräteflotte bundesweit einheitlich und effizient zu digitalisieren und zu verwalten. Bis dahin war die Erfassung und Pflege der Geräteinformationen sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Das lag daran, dass sie weitgehend manuell erfolgte. 

Um dieses Problem zu lösen, wurde zamics im Rahmen eines bundesweiten Rollouts eingeführt. Mit der Einführung und dem Einsatz von QR-Codes an den Geräten wurde das Problem erfolgreich gelöst. Mitarbeitende können Prüfungen seitdem durch das Scannen der QR-Codes direkt vor Ort digital erfassen und dokumentieren. Dabei unterstützen standardisierte Prüfungslisten eine einheitliche und saubere Prüfungsdurchführung. 

Lesen Sie hier alles zum bundesweiten Rollout bei der Zeppelin Rental GmbH.

Außerdem lassen sich Prüfprotokolle jetzt einfach hinterlegen und sind jederzeit über den QR-Code abrufbar. zamics sorgt so für eine lückenlose, transparente und revisionssichere Dokumentation aller Prüfprozesse. Das Prüfungsmanagement wird vereinfacht und funktioniert deutlich zuverlässiger und sicherer.

Bild: QR-Codes werden in der Werkstatt angebracht

Haben auch Sie Interesse an zamics? Klicken Sie hier, um das System ganz einfach zu testen oder Ihre persönliche Produktdemo zu buchen.